Hóa đơn điện tử là cụm từ mới xuất hiện nhưng đã phổ biến rộng rãi trong các cơ quan thuế cả nước. Nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã áp dụng hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn điện tử song còn nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ thì sử dụng hóa đơn điện tử còn khá xa lạ. Thời điểm 1/11/2020 sắp đến, khi cả nước bắt buộc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy thì việc sử dụng cũng như những kỹ năng mềm liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử càng được quan tâm. Thực tế cho thấy, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có khá nhiều vướng mắc, sai sót xảy ra mà không ít người lập hóa đơn điện tử lúng túng trong cách giải quyết. Một trong những sai sót đó dẫn đến phải điều chỉnh lại hóa đơn điện tử đã lập. Khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, cần phải soạn thảo và ký kết biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì? Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử và viết biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào cho chuẩn xác? Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau giải đáp những vấn đề khúc mắc trên.
Thế nào là biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong những mẫu biên bản không thể thiếu với người làm kế toán trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra khi bên bán đã gửi hóa đơn điện tử cho bên mua, hai bên đã tiến hành kê khai thuế rồi mới phát hiện ra có sai sót và cần phải chỉnh sửa lại.
Biên bản chỉnh sửa thông tin hóa đơn điện tử được thành lập trên cơ sở tự nguyện, đồng thuận của hai bên nhằm ghi lại những sai sót cần phải chỉnh sửa, nội dung cụ thể những mục trước và sau khi sửah. Biên bản này cũng cần có chữ ký và đóng dấu điện tử của cả hai bên, mỗi bên giữ một bản lưu hồ sơ để trình ra khi các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Cần phải điều chỉnh hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?
Hóa đơn điện tử được lập ra có sai sót, cần phải được điều chỉnh nhưng không phải bất kỳ khi nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng cần điều chỉnh. Cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho bên mua. Lúc này, bên bán chỉ cần thông báo với Cơ quan thuế để được hủy hóa đơn điện tử cũ và được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi cho bên mua nhưng chưa kê khai thuế. Lúc này hai bên cần lập, ký kết và thực hiện biên bản hủy hóa đơn điện tử theo thời hạn cũng như nội dung thỏa thuận. Sau đó, bên mua thông báo với Cơ quan thuế để được hủy hóa đơn điện tử cũ và cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện ra sai sót. Lúc này, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán để bên bán kiểm tra sai sót. Sau quá trình rà soát lại, bên bán cũng tiến hành thông báo với Cơ quan thuế để được hủy hóa đơn điện tử cũ và cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế như các trường hợp trên.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng bên bán đã gửi cho bên mua và hai bên đều đã kê khai thuế.
Đây chính là trường hợp duy nhất có sai sót mà bên bán cần chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điện tử và hai bên cần ký vào biên bản thỏa thuận để đính chính hóa đơn điện tử. Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử phải thực hiện theo đúng nội dung trongvăn bản mà hai bên đã ký. Trình tự như sau:
– Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử ghi rõ các nội dung sai sót trong hóa đơn, nội dung điều chỉnh sai sót, có chữ ký điện tử của cả bên mua và bên bán.
– Sau khi bên bán đã lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thì hai bên thực hiện kê khai các nội dung điều chỉnh: thay đổi số lượng hàng, thay đổi giá, thay đổi thuế, thay đổi địa chỉ hóa đơn…
Biên bản điều chỉnhsửa thông tin hóa đơn điện tử sẽ được bên bán và bên mua cùng nhau ký điện tử và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Viết biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào cho chuẩn xác?
Việc viết biên bản để đính chính thông tin trên hóa đơn điện tử cũng như nhiều biểu mẫu khác cần phải rõ ràng, đủ ý và không vi phạm các quy định của pháp luật hiện hành.
Phần đầu biên bản:
– Ghi đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày điều chỉnh hóa đơn. Lưu ý, ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng khớp với ngày trên hóa đơn điều chỉnh.
– Tên biên bản: Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót.
– Căn cứ lập biên bản chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điện tử: các thông tư, nghị định cụ thể, hợp đồng kinh tế…
– Thông tin đại diện bên mua và bên bán bao gồm: tên công ty, tên người đại diện – chức vụ, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế.
Phần nội dung chính:
– Thống nhất điều chỉnh hóa đơn điện tử: ghi ký hiệu, số hóa đơn điện tử, ngày tháng phát hành, giá trị hóa đơn, tên dịch vụ.
– Ghi rõ lý do lập biên bản: sai đơn giá, sai kê khai thuế, sai số lượng hàng…
– Lập nội dung trước và sau khi thống nhất điều chỉnh về giá, số lượng, địa chỉ, loại hàng…
Các trường hợp mà hóa đơn điện tử đã lập chỉ sai sót về tên, địa chỉ người mua còn các nội dung khác đều đúng thì hai bên chỉ cần lập biên bản chỉnh sửa thông tin hóa đơn điện tử chứ không cần lập thêm hóa đơn mới.
Phần cuối:
– Hai bên cam kết chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử và đại diện ký vào văn bản.
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Cuối cùng, mình gửi các bạn tham khảo một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được dùng phổ biến hiện nay.
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
Tải mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh giảm giá hàng bán
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tổng tiền