Trong giao dịch mua bán giữa hai bên, khi cả hai đều cung cấp hàng hóa lẫn nhau, vừa là người bán đồng thời cũng là người mua thì kế toán thường lập một mẫu biên bản bù trừ công nợ để cấn trừ nợ cho nhau. Vậy dựa trên cơ sở nào để hai bên thanh toán bù trừ công nợ cho nhau. Biên bản bù trừ công nợ dùng để làm gì và cách ghi các thông tin trong biên bản này ra sao. Nội dung bài viết dưới đây sẽ giúp chúng ta gỡ rối một số vấn đề liên quan đến bù trừ công nợ giữa các bên.
Những quy định về bù trừ công nợ cuối năm
Thanh toán bù trừ công nợ giữa các bên được coi là một trong những phương thức thanh toán qua ngân hàng. Các bên liên quan phải cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc bù trừ công nợ để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế sau này. Chỉ được bù trừ công nợ với cùng một đối tượng khách hàng.
* Các căn cứ thanh toán bù trừ công nợ
Căn cứ thanh toán bù trừ công nợ được quy định cụ thể tại các Thông tư của Bộ Tài chính và các Nghị định của Chính phủ:
– Các thông tư của Bộ Tài chính liên quan đến thanh toán bù trừ công nợ:
- Thông tư số 129/2008/TT-BTC quy định về các điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Thông tư số 06/2012 BTC, tại Điều 15 quy định cụ thể về những trường hợp được coi là thanh toán qua ngân hàng để khấu trừ t thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Thông tư số 219/2013/TT- BTC hướng dẫn thi hành các điều Luật thuế giá trị gia tăng.
- Thông tư 26/2015/TT/BTC hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP c kế toán tổng hợp ở đâu tốt
– Các Nghị định của Chính phủ liên quan đến thanh toán bù trừ công nợ:
+ Nghị định 209/2013/NĐ-CP;
+ Nghị định số 12/2015/NĐ-CP.
* Thanh toán bù trừ công nợ được khấu trừ thuế khi có đủ các chứng từ sau:
– Hợp đồng mua bán.
– Biên bản bù trừ công nợ.
– Biên bản đối chiếu công nợ.
– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (Trường hợp hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
Các giấy tờ trong hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ
– Bảng công nợ chi tiết;
– Hợp đồng kinh tế;
– Biên bản thanh lý hợp đồng.
– Biên bản giao hàng ( hoặc biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho).
– Bản đối chiếu công nợ;
– Biên bản bù trừ công nợ;
– Chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…)
– Các hóa đơn: bán hàng, giá trị gia tăng…
– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với phần chênh lệch sau khi bù trừ công nợ (nếu có với trường hợp hóa đơn trên 20 triệu đồng).
* Cách hạch toán để thanh toán bù trừ công nợ:
– Hàng hoá dịch vụ bán ra:
+ Ghi nhận doanh thu: Nợ tài khoản 131; Có các tài khoản 511, 33311.
+ Ghi nhận giá vốn: Nợ tài khoản 632; Có các tài khoản 152, 154, 155, 156.
– Hàng hoá dịch vụ mua vào: Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 211, 1331…; Có tài khoản 331.
– Bù trừ công nợ: Nợ tài khoản 331, Có tài khoản 131.
Mẫu biên bản bù trừ công nợ được dùng để làm gì?
Biên bản bù trừ công nợ được lập khi hai bên mua và bán cùng mua bán qua lại lẫn nhau, vừa là người bán, vừa là người mua và cả hai bên đồng ý cấn trừ công nợ cho nhau. Khi đó, Biên bản bù trừ công nợ được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại cũng như theo dõi việc thực hiện bù trừ công nợ giữa bên mua và bên bán có đúng cam kết, đúng quy định hay không. Đây được coi là căn cứ xác nhận các bên đã hoàn hành thanh toán công nợ với nhau.
Đối với doanh nghiệp, Biên bản bù trừ công nợ giúp doanh nghiệp xác nhận chính xác số công nợ cần thanh toán cho đối tác, giúp quản lý công nợ tốt hơn đồng thời đảm bảo sự minh bạch trong công tác tài chính.
Biên bản bù trừ công nợ được lập nên dựa trên biên bản giao nhận hàng hóa và sự thỏa thuận giữa hai bên có công nợ với nhau, kê khai cụ thể số tiền còn nợ để tiến hành cấn trừ khoản nợ theo thỏa thuận. Mẫu biên bản bù trừ công nợ sẽ được lập làm hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản làm cơ sở hạch toán.
Cách điền thông tin trong mẫu biên bản bù trừ công nợ
Phần đầu biên bản
– Ghi đầy đủ thông tin Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, ngày tháng năm lập Biên bản bù trừ công nợ.
– Tên doanh nghiệp, số hiệu biên bản.
– Các căn cứ lập Biên bản bù trừ công nợ: biên bản giao nhận hàng hóa, thỏa thuận hai bên…
– Ghi thời gian, địa điểm cụ thể hai bên tiến hành bù trừ công nợ.
Phần nội dung chính biên bản
– Ghi cụ thể thông tin bên mua, thông tin bên bán, gồm:
+ Tên doanh nghiệp;
+ Địa chỉ;
+ Mã số thuế;
+ Số điện thoại, fax;
+ Tên, chức vụ, số điện thoại cá nhân người đại diện.
– Ghi rõ thời gian đối chiếu công nợ từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào.
– Nội dung đối chiếu, xác nhận công nợ, ghi cụ thể hoặc lập bảng ghi:
+ Số dư đầu kỳ;
+ Số phát sinh tăng trong kỳ;
+ Số phát sinh giảm trong kỳ;
+ Số dư cuối kỳ.
– Giải trình chi tiết công nợ, nếu có nhiều hợp đồng thì nên lập thành bảng, ghi rõ giải trình theo từng hợp đồng:
+ Số hợp đồng;
+ Số hóa đơn;
+ Ngày hóa đơn;
+ Công nợ phát sinh tăng;
+ Số đã thanh toán;
+ Ngày thanh toán;
+ Số còn lại phải thanh toán.
– Kết luận ghi rõ: tính đến thời điểm ngày (ghi cụ thể), doanh nghiệp (tên doanh nghiệp lập biên bản) còn phải thanh toán cho đối tác (tên doanh nghiệp đối tác) số tiền là bao nhiêu (ghi rõ bằng số và bằng chữ).
Phần cuối biên bản
– Ghi rõ ngày có hiệu lực của biên bản.
Đại diện bên mua và bên bán ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu doanh nghiệp lên biên bản.
Tải mẫu biên bản bù trừ công nợ mới nhất
Dưới đây, chúng tôi gửi các bạn tham khảo một số mẫu Biên bản bù trừ công nợ phổ biến hiện nay.
Mẫu 1: Biên bản bù trừ công nợ 2 bên
[download id=”4168″]
Mẫu 2: Biên bản bù trừ công nợ 3 bên
[download id=”4169″]
Mẫu 3: Biên bản xác nhận đối trừ công nợ mua và bán
[download id=”4170″]