Bất kỳ văn bản nào được soạn thảo trên Word đều cần được định dạng theo quy chuẩn chung của Bộ Nội Vụ. Để khi in ấn hay gửi đi trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp. Thao tác căn lề trong word này rất quen thuộc với dân văn phòng, nhưng lại còn xa lạ và khó khăn với những người mới bắt đầu sử dụng word.
Trong bài viết này EVBN sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề trong word chuẩn nhất theo đúng tỷ lệ, đồng thời là đưa ra các quy định tiêu chuẩn về lề trên, lề dưới, lề trái phải…. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách căn lề trong word 2007, word 2010, word 2013, word 2016, word 2019. Bạn đang sử dụng phiên bản word nào thì hãy làm theo hướng dẫn về cách căn chỉnh lề word đó nhé.
Quy chuẩn căn lề trong word:
Định dạng chuẩn trong word là đơn vị CM.
Quy chuẩn căn lề trong word được lấy theo thông tư của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành Chính đồng thời hướng dẫn trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm) hoặc trên mẫu in sẵn khổ A5, văn bản trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, được định lề trang văn bản như sau:
- Lề trên: Cách mép trên từ 2cm – 2.5cm.
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 2cm – 2.5cm.
- Lề trái: Cách mép trái từ 3cm – 3.5cm.
- Lề phải: Cách mép phải từ 1.5cm – 2cm.
Tất cả các quy chuẩn này, được áp dụng cho tất cả các văn bản theo quy định của Nhà Nước. Chính vì vậy các bạn hãy căn lề theo đúng quy định này nhé.
Cách căn lề trong word:
Hiện nay có rất nhiều phiên bản Word nhưng trên mỗi phiên bản word các thao tác căn chỉnh lề đều gần giống nhau. Nếu có khác chỉ là khác nhau về vị trí các tab hiển thị. Chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn cách căn lề trên một bản Word 2010. còn các bạn đang sử dụng các bản word khác hãy áp dụng tương tự nhé.
Bước 1: định dạng đơn vị cm theo đúng quy chuẩn của Bộ Nội Vụ
Chọn File –>Option → Advanced—> tìm tới Display trong mục Show measurement in units of bạn chọn centimeters
Bước 2: trên bản word bạn đang dùng bạn chọn Page Layout để mở thư mục Page Setup.
Bước 3: trong thư mục này bạn chọn Paper để định dạng khổ giấy A4
Bước 4: trong mục Margins bạn nhập các thông số theo quy chuẩn mình đã nêu ở trên nhé
. Top (lề trên): bạn chọn 2cm
. Bottom (lề dưới): bạn chọn 2cm
. Left (lề trái): bạn chọn 3cm
. Right (lề phải): bạn chọn 1,5cm.
Bước 5: chỉnh lề để in: File–>Print hoặc bấm Ctrl + P trên PC, Command + P máy Macbook. Trong thư mục này bạn hãy chọn máy in của mình, định dạng khổ A4 để In
Cuối cùng là định dạng lề để in bằng cách chọn Page Setup một thư mục mới hiện ra bạn hãy làm tương tự như Bước 4 để định dạng khung và khổ trước khi in
Sau khi nhập xong hết các thông tin bạn hãy Set As Default lưa vào cho các lần định dạng sau. Cuối cùng bạn hãy chọn OK
Kết Luận: Như vậy là chúng tôi đã hướng dẫn xong cho các bạn cách căn chỉnh lề trong Word, theo đúng quy chuẩn và tỷ lệ của Bộ Nội Vụ rồi.
Chúc các bạn áp dụng thành công!
Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết hướng dẫn khác của chúng tôi như:
Hướng dẫn cách bỏ dấu gạch đỏ trong word, cách xóa dấu gạch chân
Hướng dẫn sử dụng word online để soạn thảo văn bản trực tuyến