Cụm từ “hóa đơn điện tử” và việc sử dụng loại hóa đơn này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vài năm trở lại đây. Hóa đơn điện tử được lập dựa trên quy định của luật pháp nước ta và các thông lệ quốc tế. Loại hóa đơn này rất đa dạng từ hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng đến hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu phí… Đối với nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng loại hóa đơn điện tử này khá mới mẻ và còn bỡ ngỡ so với sử dung hóa đơn giấy. Vì lẽ đó, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không ít trường hợp bị nhầm lẫn, sai sót dẫn tới phải hủy hóa đơn. Khi hủy hóa đơn điện tử, các đơn vị buộc phải sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử. Vậy biên bản hủy hóa đơn điện tử là gi? Khi nào cần dùng đến biên bản hủy hóa đơn điện tử? Các đơn vị kinh doanh cần lưu ý những điểm nào khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử? Những thông tin được đề cập trong bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn giải quyết phần nào thắc mắc về những vấn đề này.
Thế nào là biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được coi là một trong những mẫu biên bản quan trọng trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Biên bản hủy hóa đơn điện tử được các bên liên quan lập ra khi phát sinh một số sai sót trong việc thành lập hóa đơn, bên bán đã gửi cho bên mua nhưng chưa kê khai thuế.
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp nào thành lập từ ngày 1/11/2018 thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Những doanh nghiệp thành lập trước thời điểm trên thì cũng bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020. Cho đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn còn khá loay hoay trong quá trình sử dụng hóa đơn này, nhiều biên hủy hóa đơn điện tử được lập ra để vô hiệu hóa các hóa đơn điện tử đã lập.
Hủy hóa đơn điện tử có thể hiểu một cách đơn giản là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi nhận lại những sai sót dẫn đến phải hủy hóa đơn điện tử đã thành lập trước đó, bên mua và bên bán phải cùng nhau cam kết không kê khai thuế hóa đơn điện tử sai sót vừa phải hủy bỏ.
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử chỉ được lập khi và chỉ khi có sự thỏa thuận đi đến đồng ý với các điều khoản, sau đó ký xác nhận của cả hai bên mua và bán. Hóa đơn điện tử bị hủy vẫn sẽ được lưu trữ lại để phục vụ việc tra cứu của cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng trong những trường hợp nào?
Trước khi tìm hiểu trong trường hợp nào sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử, bạn cần phân biệt rõ hủy hóa đơn điện tử hoàn toàn khác tiêu hủy hóa đơn điện tử ở chỗ:
– Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử đó không thể truy cập được và tham chiếu đến thông tin có trong hóa đơn đó.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử dùng trong trường hợp hóa đơn điện tử chưa sử dụng nhưng đã hết thời hạn lưu trữ, theo quy định của Luật kế toán hiện nay là 10 năm. Hóa đơn điện tử bị tiêu hủy sẽ hoàn toàn không còn hiển thị trên hệ thống.
– Hủy hóa đơn điện tử đơn giản là làm cho hóa đơn đó bị vô hiệu hóa, không có giá trị sử dụng song hóa đơn vẫn được lưu trữ lại trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử bị vô hiệu hóa trong nhiều trường hợp nhưng chỉ có duy nhất một trường hợp cần lập biên bản để thu hóa đơn điện tử. Đó là khi hóa đơn điện tử lập ra, đã được giao cho bên mua rồi sau đó mới phát hiện ra sai sót nhưng chưa được cả hai bên kê khai thuế với Cơ quan thuế.
Xem thêm về biên bản hủy hóa đơn
Cần lưu ý những điểm nào khi hủy hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử chỉ được hủy trong ba trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được lập ra, phát hiện ra có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua.
+ Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã được giao cho bên mua rồi sau đó mới phát hiện ra sai sót nhưng chưa được kê khai thuế.
+ Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã được giao cho bên mua và bên Cơ quan thuế phát hiện ra sai sót.
– Quy trình hủy hóa đơn điện tử:
+ Trường hợp 1: Hủy hóa đơn điện tử chưa gửi tới người mua
- Bên bán lập tức thông báo sai sót trong hóa đơn điện tử vừa lập với Cơ quan thuế
- Bên bán lập một hóa đơn điện tử mới có ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế
- Cơ quan thuế sau khi xem xét sẽ cấp một mã hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn bị hủy.
- Bên bán sau đó kê khai nội dung trên hóa đơn điện tử mới rồi gửi lại cho bên mua.
+ Trường hợp 2: Hủy hóa đơn điện tử khi gửi đi nhưng chưa kê khai thuế.
- Hai bên cùng nhau lập và ký vào biên bản thu hồi hóa đơn điện tử .
- Sau khi biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được hai bên ký, bên bán sẽ thực hiện trình tự 4 bước như trường hợp 1.
+ Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện ra sai sót.
Trường hợp này, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán để bên bán kiểm tra sai sót. Sau khi kiểm tra, bên bán cần thực hiện theo trình tự 4 như ở trường hợp 1.
– Việc huỷ hóa đơn điện tử phải theo đúng thời hạn mà hai bên tham gia đã thoả thuận.
– Hóa đơn điện tử đã hủy song không được xóa khỏi hệ thống mà cần phải được lưu trữ lại phục vụ việc thanh tra.
– Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã bị hủy bao giờ cũng phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
– Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế thì không được phép hủy mà chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh.
Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2020
Phần cuối trong bài viết, mình gửi các bạn tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử chuẩn nhất hiện nay.