Các thuật ngữ về các công việc kế toán với máy tính đã không còn xa lạ với những người làm kế toán trong nhiều năm gần đây. Nhưng không phải tất cả kế toán viên đều hiểu về các công việc trên máy tính cho kế toán. Nhiều người đang muốn tìm hiểu về ưu nhược điểm của công việc này và cách ghi nhớ công việc trên máy tính cho kế toán dễ dàng nhất. Qua bài viết sau đây, chúng sẽ giúp bạn trả lời những thắc mắc này nhé.
Nguyên tắc trong cách ghi nhớ công việc trên máy tính cho kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán. Hay cũng có thể kết hợp các hình thức kế toán đã được quy định với nhau. Phần mềm kế toán sẽ hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán cho các nhân viên kế toán làm việc. Tuy nhiên vẫn cần phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ sách của công việc kế toán trên máy tính
Phần mềm kế toán sẽ được thiết kế theo hình thức kế toán có các loại sổ sách khác nhau. Và nó sẽ không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán được ghi bằng tay truyền thống. Trình tự ghi sổ kế toán giúp ghi nhớ công việc trên máy tính cho kế toán cụ thể:
Ghi sổ kế toán hàng ngày
Mỗi ngày, kế toán viên sẽ căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ. Tất cả đều là các giấy tờ kế toán cùng loại và đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Từ đó sẽ nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Tất cả các bước làm việc sẽ tuân theo quy trình của phần mềm kế toán đã cài đặt. Đầu tiên, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ liên quan khác.
Ghi sổ kế toán vào cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết nào
Lúc này kế toán viên sẽ thực hiện các thao tác khóa sổ (hay còn gọi là cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Phần mềm sẽ tự động tiến hành đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết. Quy trình này diễn ra luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Để chắc chắn hơn, kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu lại số liệu sau khi đã in. Nhân viên đảm bảo thực hiện các thao tác in sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định.
Vào thời điểm cuối tháng, cuối năm, kế toán viên sẽ in ra giấy sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Họ sẽ đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
Tạo biểu mẫu sổ sách để có cách ghi nhớ công việc trên máy tính tốt
- Biểu mẫu sổ sách trong công việc kế toán trên máy tính sẽ không bắt buộc phải giống hoàn toàn. Như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay truyền thống nhà nước đã quy định.
- Biểu mẫu này có thể không có các cột thông tin như mẫu sổ. Kế toán viên có thể thêm các cột thông tin trung gian để thuận tiện cho việc lập công thức.
- Nếu phát sinh nghiệp vụ thì chuyên viên kế toán thường sẽ nhập thông tin vào máy ngay lúc đó. Chính vì vậy nên thông thường ngày ghi sổ và ngày trên chứng từ là cùng 1 ngày.
Thao tác đối chiếu số liệu trong công việc kế toán trên máy tính
Nếu ghi sổ kế toán bằng tay thì việc đối chiếu số liệu là cực kỳ quan trọng. Bởi số liệu có thể bị ghi sai hoặc nhầm lẫn lúc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết. Công việc đối chiếu này giúp cho kế toán có thể phát hiện lỗi sai và chỉnh sửa kịp thời.
Ghi sổ bằng hình thức kế toán trên máy tính thì việc đối chiếu số liệu không có ý nghĩa. Là do tất cả các sổ sách kế toán đã được truy xuất chung vào một bộ số liệu duy nhất. Điều đó cũng có nghĩa việc lập các loại sổ sách kế toán gần như độc lập nhau.
Một số ưu nhược điểm của hình thức kế toán máy tính
Một số ưu điểm trong cách ghi nhớ công việc trên máy tính cho kế toán
- Tốc độ nhập và xử lý dữ liệu của máy tính sẽ được thực hiện ổn định và nhanh hơn.
- Thông tin dữ liệu có thể tra cứu ngay tại chỗ và có thể gửi đi cho nhiều người cùng lúc nếu cần thiết.
- Các phần mềm kế toán có tính năng dự báo dòng tiền, lập các báo cáo tự động. Điều này sẽ một phần giúp các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả hơn. Cải thiện được dòng tiền kinh doanh, hàng tồn kho được kiểm soát một cách dễ dàng.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính giúp giảm thời gian thực hiện nghiệp, giảm chi phí kiểm toán.
Một số nhược điểm
- Hình thức này chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, khó đáp ứng được phân tích thống kê có tính quản trị cao.
- Chi phí vận hành cho hệ thống thực hiện công việc này sẽ tương đối lớn. Các phần mềm kế toán sẽ liên tục được cập nhật. Nên doanh nghiệp sẽ phải thanh toán chi phí bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp ngoài.
- Công tác kế toán của từng lĩnh vực kinh doanh sẽ khác nhau nên có thể sẽ cần thêm. Doanh nghiệp phải tự thiết kế thêm các tính năng riêng để phục vụ nhu cầu kinh doanh thực tế.
Trên đây, chúng tôi đã thông tin đến các bạn về cách ghi nhớ công việc trên máy tính cho kế toán. Để tìm hiểu thêm về hình thức làm việc kế toán với máy tính, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi nhé.